תכנון אירוע  היא פעולה שדורשת הרבה עבודה, בייחוד אם אתם מתכוונים לבשל את האוכל בעצמכם.  קניות, בישול וקישוט וכמובן ארגון כללי של הקייטרינג העצמי אותו אתם מתכננים הן פעולות הדורשות משרה מלאה. תלוי בגודל האירוע, יכול להיות שכדאי לכם לשכור כלי הגשה או בישול, שולחנות, כסאות ואפילו אוהל אירועים.
למרות שזו עבודה קשה מאד, בישול עבור האירוע שלך או לבצע קייטרינג בעצמך יכול להיות פעולה מתגמלת מאד שלא לדבר על חסכון רב בכסף.

במידה והחלטתם לספק בעצמכם את שירותי הקייטרינג לאירוע שלכם, הנה מספר הנחיות שתעזורנה לכם:
ארגון
כדאי למצוא שיטה ליצור סדר וארגון לתכנון האירוע. מחברת  עם רישומים או על דבי המחשב, לא משנה איפה, כדאי להכין רשימת מטלות מבעוד מועד על מנת שלא לשכוח פרטים וכמובן לבצע את המטלות בסדר כרונולוגי מתוכנן.

רשימות
רשימות הן החבר הטוב ביותר של מתכנני האירועים, רשימת אנשי קשר העוזרים לכם במלאכת ארגון האירוע, רשימת אורחים על מנת לדעת בערך אילו כמויות אוכל תדרשנה וכיוב'. רשימות מצרכים וכמובן רשימות מאכלים שבכוונתכם להכין  הם הדבר החשוב מכל .
מצרכים הכוונה כולל מפות, מפיות אם יש צורך בכלי הגשה  או סכום חד פעמיים ועוד.

הכינו מראש תפריט
יש לדעת מבעוד מועד בדיוק אילו מנות אתם הולכים להכין, החל ממתאבנים ומנה ראשונה וכלה בקינוחים ולא לשכוח לכלול גם משקאות. יש לערוך תפריט מסודר על מנת לדעת בדיוק אילו מצרכים תצטרכו לרכוש ואילו מנות תדרושנה הכי הרבה עבודת  הכנה. קחו בחשבון אנשים עםאלרגיות למאכלים מסויימים כמו למשל פול או בוטנים וכמובן צמחוניים שאינם אוכלים בשר, יש לדאוג שלכולם יהיה מה לאכול.

עירכו מסע קניות
לא צריך להתבייש, אחרי שיש לכם רשימות לגבי כל המצרכים שעליכם לרכוש,  עירכו השוואת מחירים, יש לבדוק מחירים וכדאי בדרך כלל לעשות קנייה מרוכזת ובכך לחסוך עלויות. גשו לחנויות עם רשימה מסודרת אחרת רשימת הקניות תתארך לבלי הכר. האינטרנט יכול להיות מקום מצויין לבצע השוואת מחירים של מוצרים שונים בנוחות הביתית שלכם.

עיבדו לפי לוח זמנים
לאחר שסיימתם עם הקניות הדרושות וידועות לכם המנות שתגישו , חשוב מאד לעבוד על פי לוח זמנים מוגדר מראש על מנת לא להגיע למצב בו לא הספקתם להכין מנה זו או אחרת.  כדאי לכלול את עיצוב האירוע במידה ואתם מתכוונים לבצע את העיצוב בעצמכם, וכמובן אחסון המזון עד לאירוע וגם השתייה, בעניין השתייה יש לדאוג לכמות מספקת של קרח לקירור המשקאות.

חד פעמי
במידה וברצונכם לחסוך המון זמן וכסף השתמשו בכלי הגשה וסכום חד פעמיים\ זה אמנם פחות יפה מכלים מחרסינה או זכוכית, אבל בסופו של יום עבודת שטיפת הכלים נעלמת כליל, וכמובן העלויות שבהשכרת כלי אוכל והגשה.

תהנו
הכי חשוב לדעת להנות מהכנת המזון לאירוע, אם המזון יעשה מחוסר רצון סביר להניח שצורתו וטעמו יהיו בהתאם, אז פשוט להנות היא העצה הטובה ביותר לבישול מוצלח.